Durch die Einführung des neuen Fachverfahrens im Sozialreferat des Bezirks Mittelfranken haben sich ab 01.01.2026 folgende Änderungen ergeben:

Leistungen mit Abschlagszahlungen in Höhe von 100 Prozent
(Dies betrifft alle Leistungserbringer und Einrichtungen mit den Rangnummern im 40.000-Bereich.)

• Abschlagszahlungen durch den Bezirk
Die Abschläge in Höhe von 100 Prozent werden ca. um den 10. Tag des jeweiligen Monats ausgezahlt. Die Auszahlung erfolgt gesondert für jede Rangnummer, d. h. Einrichtung bzw. Leistungsangebot.
(Anmerkung: Bei den Zahlläufen im Zeitraum von Januar bis März ist es teilweise vorgekommen, dass es unter Rangnummern eines Trägers zu Verrechnungen gekommen ist. Diese werden im Rahmen der Buchungen der betr. Rechnungen entsprechend berücksichtigt.)

• Abrechnungsliste (Zahlungsavis)
Mit der Auszahlung der Abschläge wird je Rangnummer eine sog. Abrechnungsliste (Zahlungsavis) versandt. Auf der ersten Seite der Abrechnungsliste sind die bei uns im Fachverfahren für die betr. Einrichtung /Leistung hinterlegten Kostensätze (Entgelte) aufgeführt. Sollten bei außermittelfränkischen Einrichtungen Abweichungen zu den aktuellen Kostensätzen bestehen, übersenden Sie uns bitte die gültige, unterschriebene Vergütungsvereinbarung. Mittelfränkische Einrichtungen/Leistungserbringer bitten wir darum, uns entsprechend zu informieren.
Danach folgt in der Abrechnungsliste eine Aufstellung der im Rahmen der Abschlagszahlungen für die einzelnen Leistungsberechtigten berücksichtigten Beträge. Bei evtl. Abweichungen zu den auf der ersten Seite aufgeführten Kostensätzen, ist von Ihnen nichts zu veranlassen. Diese Daten werden von unserem Fachverfahren automatisch im Rahmen der nächsten Gesamtberechnung geändert. Für die betr. Leistungsberechtigten können Sie uns die mit Ihnen vereinbarten aktuellen Kostensätze in Rechnung stellen.

• Datengrundlage der Abschlagszahlungen
Der Datenexport für die Abschlagszahlungen und damit auch die Grundlage für die Abrechnungslisten erfolgt bereits am Ende des jeweiligen Vormonats. Das konkrete Datum können Sie der ersten Zeile der Abrechnungsliste entnehmen. Wir weisen darauf hin, dass nach dem Datenexport eingetretene Änderungen frühestens in der Abrechnungsliste des Folgemonats berücksichtigt werden. Beispiel: Sie teilen uns am 2. Tag eines Monats das Ausscheiden eines Leistungsberechtigen mit. Nach Eingabe in unser Fachverfahren wird die Beendigung der Leistung frühestens im Rahmen der Abschlagszahlung des Folgemonats berücksichtigt, d. h. entsprechend verrechnet.

• Rechnungsstellung durch Leistungserbringer
Über die erbrachten Leistungen ist uns je Rangnummer (Einrichtung/Leistungsangebot) eine Rechnung zu übersenden. Auf der Rechnung sind für jeden Leistungsberechtigten die erbrachten Leistungen mit einer monatlichen Gesamtsumme zu nennen. Weiter sind ggf. Zeiträume, in denen eine Platzfreihaltegebühr zur Anwendung kommt, aufzuführen bzw. dürfen diese nur entsprechend der Regelung abgerechnet werden. In den Rechnungen sollten immer die mit Ihnen vereinbarten aktuellen Kostensätze aufgeführt werden. Dies auch, wenn z. B. die Vergütungsvereinbarung im Mai 2026 rückwirkend zum 01.04.2026 abgeschlossen wurde, in unserer Abrechnungsliste für April aber noch die bisherigen Kostensätze genannt wurden.

• Bearbeitung der Rechnung und Auszahlung durch Bezirk
Im Rahmen der Bearbeitung der Rechnung gleichen wir diese mit den entsprechenden Eingaben in unserem Fachverfahren ab. Ggf. werden Änderungen im Einzelfall vorgenommen, z. B. Änderung des Pflegegrades. Bei Differenzen zwischen Ihrer Abrechnung und der Vorauszahlung wird der Differenzbetrag mit der nächsten Abschlagszahlung nachbezahlt. In der Abrechnungsliste wird die Nachzahlung beim betr. Leistungsberechtigten entsprechend dargestellt. Bei Kürzungen erhalten Sie ein gesondertes Schreiben von uns.

• Nachberechnung von ggf. rückwirkenden Entgelterhöhungen
Mit den Abschlagszahlungen für Juni 2026 werden rückwirkenden Erhöhungen der Kostensätze auf Grund von neuen Leistungsvereinbarungen automatisch nachbezahlt. Entsprechende Nachberechnungen werden zukünftig monatlich erfolgen und im Rahmen der Abschlagszahlungen berücksichtigt werden. Die Nachzahlungen werden in den Abrechnungslisten im Bereich der Einzelfälle entsprechend erläutert. Die Nachberechnungen sind von Ihnen, wie bisher, im Rahmen der Rechnungsstellung entsprechend abzubilden.

Leistungen ohne Abschlagszahlungen in Höhe von 100 Prozent
(Dies betrifft alle Leistungserbringer und Einrichtungen mit Rangnummern im 60.000-Bereich.)

• Rechnungstellung durch Leistungserbringer
Nach Ablauf des Monats ist uns je Rangnummer (Einrichtung/Leistungsangebot) eine Rechnung über die erbrachten Leistungen zu übersenden. Auf der Rechnung sind für jeden Leistungsberechtigten die erbrachten Leistungen mit einer Gesamtsumme dieser zu nennen.

• Bearbeitung der Rechnung und Auszahlung durch Bezirk
Nach Bearbeitung der übersandten Rechnung wird der Rechnungsbetrag an Sie ausbezahlt und Ihnen eine entsprechende Abrechnungsliste übersandt. Auf der ersten Seite der Abrech-nungsliste sind die bei uns im Fachverfahren für die betr. Einrichtung /Leistung hinterlegten Kostensätze (Entgelte) aufgeführt.
Sollten bei außermittelfränkischen Einrichtungen Abweichungen zu den aktuellen Kostensätzen bestehen, übersenden Sie uns bitte die aktuell gültige, unterschriebene Vergütungsvereinbarung. Mittelfränkische Einrichtungen/Leistungserbringer bitten wir darum, uns entsprechend zu informieren. Danach folgt in der Abrechnungsliste eine Aufstellung der im Rahmen der Endabrechnung für die einzelnen Leistungsberechtigten berücksichtigten Beträge. Am Ende der Abrechnungsliste wird als Summe der zur Zahlung angewiesene Betrag genannt. Sollten Differenzen bestehen und Sie diesbzgl. kein gesondertes Schreiben von uns erhalten haben, bitte wir um entsprechende Rückmeldung.

• Ggf. Verrechnung von gewährten Abschlägen
Falls Ihnen für die Leistung (Rangnummer) und den betr. Monat vom Bezirk Mittelfranken ein Abschlag ausbezahlt wurde, wird dieser mit dem Endbetrag der Rechnung verrechnet. Auf der Abrechnungsliste wird dies entsprechend aufgeführt und der tatsächliche Auszahlungsbetrag genannt.

• Verrechnung von offenen Forderungen
Falls offene Forderungen bei einem einzelnen Leistungsberechtigten bestehen sollten, werden diese innerhalb der Rangnummer (Einrichtung/Leistungsangebot) verrechnet. Eine Verrechnung erfolgt ebenfalls für den Fall, dass die Abrechnungsliste des Vormonats einen Minusbetrag ergeben hat.

Um uns eine automatische Zuordnung der Rechnungen im e-Akten-System zu ermöglichen, ist es zwingend erforderlich, dass Sie auf der 1. Seite der Rechnung nur die fünfstellige Rangnummer der Einrichtung bzw. des Leistungsangebots angeben, z. B. Rangnr. 45123. Diesbezüglich dürfen wir Sie bitten, nicht noch zusätzlich die bis zum 31.12.2025 geltende ZE-Nummer anzugeben bzw. noch weitere Rangnummern.

Das Informationsblatt steht Ihnen zusätzlich auch hier zum Download bereit. Für Anfragen stehen wir Ihnen gerne unter der E-Mail-Adresse rechnungsstelle@bezirk-mittelfranken.de zur Verfügung.